Automatizar bien empieza por elegir bien
- Primero el proceso, luego la herramienta. Revisamos de 5 a 7 procesos y automatizamos el que más horas devuelve.
- Con IA donde hace falta criterio. Leer un documento, clasificar un correo o interpretar un mensaje no se resuelve con reglas fijas. Ahí entra la IA.
- Una persona revisa lo dudoso. Lo que la IA no ve claro pasa a una persona de tu equipo, no se decide a ciegas.
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Lo que se repite todos los días es lo que más cansa y lo que más se automatiza
Capturar datos de un correo en el sistema, copiar información entre hojas de cálculo, revisar el mismo reporte cada lunes. Cada tarea parece pequeña, pero juntas se llevan semanas de trabajo al año.
Automatizar no es reemplazar a nadie: es que esas horas vuelvan a tu equipo para lo que sí requiere a una persona.
¿Qué se puede automatizar con IA?
Cualquier proceso con volumen y reglas que se puedan explicar. Por ejemplo:
- Captura de información: pasar datos de correos, PDF o facturas al sistema.
- Clasificación y ruteo: mandar cada solicitud a quien le toca.
- Seguimiento: recordatorios, avisos y reportes que salen solos.
- Revisión de documentos: validar que un expediente esté completo.
- Conciliación: cruzar dos fuentes y señalar las diferencias.
No hace falta cambiar tu sistema actual. La automatización se conecta a lo que ya usas.
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Ves el proceso automatizado con tus datos antes de invertir en grande
En el Diagnóstico de IA tomamos un proceso real y lo corremos con una muestra de tu información, con acceso de solo lectura. En la semana 3 o 4 ves el resultado.
- El mapa de los procesos revisados, ordenados por horas recuperables.
- La prueba funcionando y cuántos casos resolvió bien.
- Qué se automatiza solo y qué revisa una persona.
- Plazo e inversión cerrados por escrito.
Dónde no sirve: Cuando cada caso es distinto y depende por completo del juicio de una persona, o cuando el proceso cambia cada semana. Primero hay que estabilizarlo.
¿Ya tienes un flujo automatizado que falla o necesitas mantener uno que funciona? No necesitas el test. Cuéntanos qué tienes y te contestamos en un día hábil. Cuéntanos tu proyecto
¿Tu proceso todavía no está definido?
Es más común de lo que parece. Para que la IA ayude, primero tiene que haber un proceso claro: quién hace qué, con qué información y en qué orden. Si en tu empresa cada persona lo hace distinto, o nunca se ha escrito, la IA solo automatizaría el desorden.
En ese caso empezamos por ahí. Te ayudamos a implementar el proceso, o a auditar el que ya tienes, y para eso trabajamos con Ibiza Consultores, consultoría en procesos y sistemas de gestión ISO. Cuando el proceso ya funciona y se mide, le ponemos inteligencia artificial. El test te dice si es tu caso.
Tus opciones para automatizar un proceso
Herramientas de automatización sin código
Cuándo te sirve: Para flujos sencillos entre aplicaciones, donde alguien de tu equipo puede armarlos y mantenerlos.
A tener en cuenta: Se complican cuando hay documentos, excepciones o más de un sistema, y quedan en manos de una sola persona.
Un desarrollo a la medida con tu equipo de sistemas
Cuándo te sirve: Si ya tienes desarrolladores con tiempo y el proceso es muy particular.
A tener en cuenta: Compite con el resto de prioridades de sistemas y tarda en arrancar.
Seguir como hoy
Cuándo te sirve: Si el volumen es bajo. El test te lo dice sin rodeos.
A tener en cuenta: El trabajo repetitivo crece con la empresa, y las horas también.
ProSuite Pro
Cuándo te sirve: Si tienes un proceso con volumen, con documentos o decisiones sencillas de por medio, y quieres verlo funcionar antes de invertir en grande.
A tener en cuenta: Una persona de tu equipo necesita dedicar unas 2 horas por semana durante el Diagnóstico.
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Para qué empresas es
Pymes y empresas medianas con tareas que se repiten todos los días:
- Administración y finanzas: captura, conciliación, cobranza.
- Operaciones: pedidos, inventarios, seguimiento a proveedores.
- Ventas y atención: cotizaciones, seguimiento y respuestas frecuentes.
- Recursos humanos: expedientes, altas y reportes.
Si tu proceso todavía no está definido, empezamos por definirlo.
Por qué ProSuite Pro
- Elegimos el proceso con datos, no por intuición.
- Lo ves funcionando con tu información antes de la inversión grande.
- Una persona revisa lo que la IA no ve claro.
- Propuesta cerrada por escrito, con criterios de aceptación.
- Remoto en todo México.
Cómo funciona
De este test a tu proyecto, paso a paso
Qué pasa en cada etapa y cuánto tiempo pone tu equipo.
Paso 1: Test de precalificación
Respondes unas preguntas sobre cómo trabaja hoy tu empresa y qué te gustaría resolver.
Tiempo de tu equipo: 5 minutos
Paso 2: Tu resultado
Al terminar ves un semáforo (verde, amarillo o rojo) y por dónde empezar. Lo ves al instante.
Tiempo de tu equipo: Ninguno
Paso 3: Entrevista de levantamiento por correo
De 3 a 5 preguntas sobre cómo haces hoy el proceso. Si prefieres platicarlo, agendamos una videollamada.
Tiempo de tu equipo: Unos 15 minutos
Paso 4: Propuesta por escrito
Con lo que nos contaste, te mandamos por correo el alcance, el plazo y la inversión de tu caso.
Tiempo de tu equipo: Lo que tardes en leerla
Paso 5: Diagnóstico de IA
Antes de construir, medimos el terreno: revisamos de 5 a 7 procesos y probamos uno con tus datos durante 4 semanas.
Tiempo de tu equipo: Una reunión de arranque de 2 horas y una persona que resuelva dudas
Paso 6: Implementación y soporte
La ponemos a funcionar en tu operación, capacitamos a tu equipo y la cuidamos cada mes.
Tiempo de tu equipo: Lo que diga tu propuesta, por escrito
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Remoto, en todo México
Trabajamos con empresas de cualquier estado por videollamada. Revisamos avances cada semana, entramos a tus sistemas con accesos de solo lectura que tú controlas y te dejamos todo documentado. No necesitas viajar ni recibirnos en tu oficina.
Quién te atiende
- Eduardo · Primer contacto
- Gabriel · Diagnóstico de IA
- José · Implementación e integración con tus sistemas
Lo que te prometemos
- Te contestamos en un día hábil.
- Firmamos confidencialidad antes de ver tus datos.
- Acceso de solo lectura durante el Diagnóstico.
- Te decimos que no cuando la IA no te conviene.
Automatización, RPA y automatización con IA: ¿en qué se diferencian?
Automatización de procesos, automatización de tareas y RPA
La automatización tradicional (y el RPA) repite pasos fijos: funciona mientras nada cambie. La automatización con IA además entiende documentos, mensajes y excepciones. En la práctica se combinan: reglas para lo predecible, IA para lo que requiere interpretar.
Preguntas frecuentes
Lo que suelen preguntarnos
¿Qué es la automatización de procesos con IA?
Es hacer que un sistema se encargue de tareas repetitivas, incluso las que requieren leer, clasificar o interpretar información, y dejar a tu equipo lo que necesita criterio.
¿Qué procesos conviene automatizar primero?
Los que se repiten a diario, tienen volumen y reglas que se pueden explicar. El test te señala por dónde empezar según lo que respondas.
¿De qué depende la inversión?
Del número de procesos, de cuántos sistemas hay que conectar y de cómo está tu información. Después del test y de una entrevista corta por correo, te mandamos una propuesta por escrito para tu caso.
¿Tengo que cambiar mi sistema administrativo?
No. La automatización se conecta a lo que ya usas: tu sistema, Excel, correo o WhatsApp.
¿Qué pasa cuando la IA se equivoca?
Lo que no ve claro pasa a una persona de tu equipo para revisión, y el resultado se mide con criterios de aceptación acordados por escrito.
¿Cuánto tarda en estar funcionando?
En el Diagnóstico de IA ves una prueba funcionando en la semana 3 o 4. Una implementación completa toma entre 10 y 20 semanas, según el proceso.
¿Qué pasa con mis datos?
Firmamos confidencialidad antes de ver tu información, entramos con accesos de solo lectura y cuidamos los datos personales conforme a la LFPDPPP.
¿Y si mi proceso no está bien definido?
Te lo decimos. Primero conviene definirlo, con apoyo de Ibiza Consultores, y después automatizarlo; de lo contrario solo se automatiza el desorden.
¿Qué conviene automatizar en tu empresa?
Descúbrelo en 5 minutos, con un resultado hecho para tu caso.
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